Por largo tiempo el Ministerio Público negó el otorgamiento de copias del expediente a su cargo el cual contenía la investigación penal, sin embargo el Tribunal Supremo de Justicia de Venezuela, reconoció el derecho a la víctima a obtener copia simple del mismo y le otorgó ese derecho.
Luego, el Ministerio Público, resolvió en el 2006 conceder copias del expediente al imputado, por lo que tanto la víctima como el imputado pueden obtener hoy copia del expediente, lo cual se extiende al defensor debidamente juramentado y al apoderado de la víctima con poder especial.
Requisitos para Obtener Copias del Expediente en el Ministerio Público
1. La solicitud de copias del expediente debe estar debidamente motivada precisando si se actúa como víctima, imputado o abogado defensor.
2. Cuando se soliciten para ejercer acciones civiles, mercantiles, laborales o administrativas, se debe acompañar una copia de la demanda.
3. Si la solicitud recae sobre documentos que son requeridas para presentarlas en una jurisdicción de naturaleza no penal como prueba, el tribunal u organismo competente, debe anexar copia certificada del escrito de promoción de pruebas y el auto de admisión.
4. En las peticiones de copias del expediente administrativos o disciplinarios, debe tomarse en consideración el artículo 113 del Estatuto de Personal del Ministerio Público y los artículos 2 y 59 de la Ley de Procedimientos Administrativos.
5. Cuando los solicitantes sean organismos públicos deberán acreditar la representación que se atribuyen, así como la facultad para peticionar en nombre de dicho organismo.
6. Cuando los solicitantes de copias del expediente sean personas jurídicas como empresas los representantes de las mismas deben acompañar copia de los estatutos sociales y/o actas constitutivas o de asambleas ordinaria y extraordinarias, donde se acredite la facultad del solicitante para actuar en nombre de la empresa y copia del poder debidamente autenticado si es apoderado.
7. Cuando se trate de solicitudes de copias del expediente para reclamos ante empresa aseguradoras o reaseguradoras, se requerirá:
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La presentación de escrito motivado, copia de la cédula de identidad, de la póliza de seguro y de la declaración sucesoral, en caso de muerte del propietario del bien.
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Acta de matrimonio o documento de la unión concubinaria. Comunicación de la aseguradora donde señale los documentos cuyas copias son imprescindibles para procesar dicho reclamo.
Los gastos de reproducción de las copias del expediente serán sufragados por el solicitante de la misma, pues la solicitud no está amparada por el principio de justicia gratuita.
En relación con las copias del expediente pero en el Tribunal Penal, en cuanto a la posibilidad de tomar fotos del expediente, tenemos que recientemente la sentencia 558 del 8 de noviembre de 2024, pronunciada por la Sala de Casación Penal del Tribunal Supremo de Justicia, con ponencia de la Magistrada Elsa Janeth Gómez Moreno, estableció la posibilidad, previa autorización del juez, de usar medios telemáticos para obtener copias del expediente judicial, en los siguientes términos:
«(…) la emisión de las copias de las actas procesales, aun cuando sea en copia simple, deben ser ordenadas y autorizadas por el Tribunal correspondiente (…)». Por lo que, fotografiar información contenida en un expediente sin la oportuna permisión del tribunal competente sería considerado una actuación contraria a la ley, según el artículo 105 del Código Orgánico Procesal Penal.
Finalmente, en la sentencia se resaltó que el abogado que realice este tipo de actos sin la autorización pertinente está excediendo el ejercicio de sus facultades al obtener copias del expediente a través del uso de un medio telemático no autorizado por el Tribunal de la causa.
En cuanto a las copias del expediente que cursa en el expediente y si las mismas se pueden obtener por medio de fotos, la sentencia N° 558 del 08 de noviembre de 2024, de la Sala de Casación Penal del Tribunal Supremo de Justicia, con ponencia de la Magistrada Elsa Gómez Moreno, estableció que:
Ahora bien, en relación a lo expuesto, esta Sala considera oportuno puntualizar que en lo atinente a las actuaciones que tienen lugar dentro del proceso penal, las partes gozan de amplias facultades a los efectos de poder ejercer sus derechos, en tal sentido, decisiones como la sentencia número 1104, dictada el 10 de agosto de 2023, por la Sala Constitucional de este Máximo Tribunal, ratifica la posibilidad, previa autorización del juez, de usar medios telemáticos, para obtener copias de las actuaciones evidenciadas en el expediente, en tal sentido, se destaca:
“…por parte del Tribunal de Control (…) pues se aprecia foto de imágenes de autos de las (…) las cuales fueron obtenidas sin previa autorización por parte del tribunal y sin cumplir las formalidades de ley, como para realizar tal denuncia, verificando una conducta contraria a lo previsto en el artículo 105 del Código Orgánico Procesal Penal, ya que, la emisión de las copias de las actas procesales, aun cuando sea en copia simple, deben ser ordenadas y autorizadas por el Tribunal correspondiente, desestimando así, como lo hizo el a quo constitucional, en la presente denuncia…”.
De igual forma, la Sala de Casación Penal del Tribunal Supremo de Justicia, en sentencia número 107, del 30 de septiembre de 2021, indicó lo siguiente:
“…Por lo tanto, se hace un llamado de atención a la referida abogada, al haber excedido en el ejercicio de sus facultades, obtenido copias de las actas del expediente a través del uso de un medio telemático no autorizado por el Tribunal de la causa, ya que la emisión de las copias de los expedientes, aun simples, deben ser ordenadas y autorizadas por el Tribunal correspondiente…”